Perakaunan Excel untuk Perniagaan Kecil: Ia Lebih Mudah Daripada Yang Anda Fikirkan

Saya seorang penulis, bukan seorang akauntan. Sebutan simpan kira catatan dua kali pernah membuatkan saya tidur — dan kemudian memberi saya mimpi ngeri tekanan. Nasib baik, saya telah berkembang. Saya tidak akan berpura-pura bahawa saya telah berubah menjadi superstar perakaunan yang suka nombor. Tetapi perakaunan Excel untuk perniagaan kecil tidak memerlukan anda juga.

Apa yang anda perlukan ialah orientasi ringkas dan beberapa templat dan formula yang berguna. Artikel ini akan merangkumi perkara berikut:

• perakaunan berasaskan tunai
• perakaunan berasaskan akruan dan kaedah catatan berganda
• formula berguna
• templat yang berguna
• petua tambahan

Sama ada anda pemilik perniagaan kecil sepenuh masa atau pekerja dengan perniagaan sampingan anda sendiri, anda boleh menemui alatan yang anda perlukan dalam Excel. Jadi tarik nafas dalam-dalam, kuatkan diri, dan mari jalankan nombor.

Perakaunan Excel 101

Anda boleh melakukan hampir keajaiban menggunakan hamparan Excel. Malah terdapat kejohanan dunia dalam aplikasi Microsoft Office.

Itu bukan untuk kita.

Ini adalah bentuk perakaunan yang paling asas, dan anda boleh melaksanakan mana-mana daripadanya dengan menggunakan Excel. Saya akan membincangkan perbezaan antara asas tunai dan perakaunan akruan. Sepanjang perjalanan, saya juga akan menyahmistifikasi perakaunan catatan dua kali (atau catatan dua kali).

Perakaunan asas tunai

Dahulu, orang ramai mengimbangi buku cek dengan tangan. Mereka akan merekodkan pendapatan dan perbelanjaan ke akaun mereka. Mereka akan sentiasa menyemak senarai ini untuk memastikan bahawa mereka sentiasa mengetahui jumlah wang yang mereka ada.

Itu sahaja yang ada untuk perakaunan asas tunai.

Banyak perniagaan kecil lebih suka menggunakan sistem ini kerana kesederhanaannya. Anda boleh — dan harus — menyimpan rekod tambahan akaun belum bayar (wang yang anda berhutang) dan akaun belum terima (wang yang terhutang kepada anda). Tetapi perakaunan asas anda menjejaki wang hanya apabila ia bertukar tangan.

Hamparan anda hendaklah mempunyai sekurang-kurangnya lajur berikut:

• nombor transaksi
• Tarikh
• penerangan
• pendapatan
• perbelanjaan
• seimbang

Katakan anda seorang perancang perkahwinan. Pada 8 Julai 2021, anda memulakan hari dengan $750 dalam akaun anda. Pada hari itu, anda perlu membayar penjual bunga untuk perkahwinan Johnson yang akan datang. Anda juga perlu mengutip bayaran daripada keluarga Johnson.

Perakaunan Excel anda mungkin kelihatan seperti ini:

Contoh perakaunan asas tunai ini menunjukkan dua transaksi: satu kredit dan satu debit. Bagi setiap transaksi, baki akaun dikemas kini dengan sewajarnya.

Anda merekodkan pembayaran anda kepada Rosa’s Roses dahulu dan mengurangkan baki akaun anda sebanyak $150 hingga $600. Anda kemudian merekodkan cek yang anda terima daripada Johnsons, meningkatkan baki kepada $1100.

Ya, ia benar-benar semudah itu.

Perakaunan akruan dan kaedah catatan berganda

Walaupun perakaunan asas tunai adalah lebih mudah, banyak perniagaan memilih perakaunan akruan kerana ia memberi mereka gambaran yang lebih lengkap dan tepat tentang kewangan syarikat mereka.

Daripada merekodkan aliran tunai semata-mata, perakaunan akruan memerlukan anda merekodkan semua aset dan liabiliti anda. Prinsip teras perakaunan akruan ialah persamaan:

• Aset = Liabiliti + Ekuiti Pemegang Saham (atau Pemilik).

Di sinilah pentingnya simpan kira catatan dua kali. Perakaunan catatan dua kali membantu anda memastikan bahawa anda memastikan persamaan ini seimbang. Setiap kali anda menambah atau mengurangkan satu sisi persamaan, anda perlu melakukan perkara yang sama kepada yang lain.

Dalam perakaunan akruan, anda memerlukan lebih daripada satu lejar. Selain kunci kira-kira anda, anda perlu menyimpan lembaran kerja untuk setiap akaun yang disertakan padanya.

Halaman pertama buku kerja perakaunan Excel anda mestilah carta akaun. Buat senarai semua akaun anda termasuk jenis akaun tersebut dan cara anda meningkatkannya.

Bahagian terakhir ini — cara anda meningkatkan akaun anda — ialah aspek Excel yang paling mengelirukan untuk perniagaan kecil, dan saya akan kembali kepadanya seketika.

Terdapat lima jenis akaun:

• aset
• perbelanjaan
• liabiliti
• ekuiti
• hasil

Aset dan perbelanjaan berada di sebelah kiri kunci kira-kira (atau persamaan imbangan), manakala liabiliti, ekuiti dan hasil berada di sebelah kanan.

Mengapa perbelanjaan tergolong dalam aset? Ingat bahawa ini bukan akaun belum bayar/wang yang masih terhutang kepada orang lain. Ini adalah perkara yang anda bayar .

Bil elektrik yang perlu anda bayar adalah liabiliti dan berada di sebelah kanan persamaan. Sebagai balasan, anda mendapat sesuatu – elektrik – yang pergi ke kiri, mengimbangi persamaan.

Jadi mengapa perbelanjaan tidak hanya aset? Kerana ia digunakan dalam operasi biasa perniagaan anda semasa tempoh perakaunan. Anda tidak mempunyai sisa elektrik pada akhir bulan yang anda gunakan sebagai aset pada masa hadapan.

Dan sekarang untuk sesuatu yang lebih berlawanan dengan intuisi.

Debit dan kredit

Berikut ialah peraturan nombor satu yang perlu diingat dalam perakaunan akruan:

• Aset dan perbelanjaan meningkat dengan debit dan menurun dengan kredit.
• Liabiliti, ekuiti dan hasil dinaikkan dengan kredit dan menurun dengan debit.

Tapi kenapa? Jika anda menerima bayaran tunai yang besar, bukankah itu sepatutnya mengkreditkan akaun tunai anda? Tidak. Anda akan mendebit akaun anda.

Sekali lagi anda bertanya, tetapi mengapa ?

Kerana perakaunan perniagaan dilihat melalui lensa institusi perbankan, dan mereka mengira debit dan kredit secara berbeza daripada yang biasa anda lakukan.

Masih keliru? Sejujurnya, saya hanya memahaminya, saya sendiri. Anda tidak perlu memahami cara ia berfungsi dengan cara itu, cuma ia berfungsi dengan cara itu. Begitu juga, saya tidak faham mana-mana pengekodan di sebalik perakaunan Excel. Saya tidak perlu (nasib baik).

Cuba untuk tidak memikirkan kredit sebagai baik dan debit sebagai buruk tetapi sebagai istilah perakaunan neutral nilai. Anda juga ingin mengelakkan mengaitkan kredit dengan kenaikan dan debit dengan penurunan. Daripada melampirkan tanda +/- khayalan pada perkataan, lampirkan lokasi padanya.

• debit = kiri
• kredit = betul

Anda merekodkan debit di sebelah kiri akaun individu dan menggunakan debit untuk meningkatkan nilai di sebelah kiri persamaan. Anda merekodkan kredit di sebelah kanan akaun dan menggunakannya untuk meningkatkan nilai di sebelah kanan persamaan.

Ia lebih mudah dilihat dalam amalan. Mari kita lakukan contoh perancang perkahwinan di atas dengan beberapa perakaunan akruan yang dipermudahkan.

Anda bermula dengan baki tunai $750. Anda juga mempunyai $600 dalam akaun belum terima (termasuk pembayaran Johnsons, yang perlu dibayar hari ini) dan $200 dalam akaun belum terima (termasuk invois untuk bunga).

Apabila anda menerima cek Johnsons dan bunga, wang bergerak. Anda akan merekodkan setiap transaksi dua kali, dalam dua akaun yang dipengaruhinya.

Dalam perakaunan akruan dan catatan dua kali, anda merekodkan setiap transaksi dua kali, melaraskan dua akaun yang dipengaruhinya

Walaupun contoh khusus ini menggandingkan satu debit dengan satu kredit, anda juga boleh mempunyai transaksi yang memerlukan anda mendebit dua akaun atau mengkreditkan dua akaun.

Sebagai contoh, katakan bahawa semasa anda berada di kedai bunga, anda memutuskan untuk mengambil pasu untuk ditambahkan pada inventori anda. Anda membawa cek untuk menutup bunga ros yang anda pesan tetapi kemudian menggunakan kad kredit untuk membeli pasu itu, yang berharga $50.

Dengan berbuat demikian, anda telah meningkatkan inventori anda, yang merupakan aset. Jadi anda akan mendebitkan inventori anda sebanyak $50 untuk menandakan peningkatan. Anda juga telah meningkatkan liabiliti anda dengan pembelian tertunggak baharu. Anda akan mendebit akaun yang perlu dibayar sebanyak $50.

Semua urus niaga ini menjejaskan keuntungan anda, dan anda harus mengimbangi akaun anda secara tetap. Templat kunci kira-kira Excel di bawah akan berfungsi untuk anda.

Perakaunan Excel disertakan dengan templat siap sedia seperti kunci kira-kira tahunan ini.

Anda mungkin mahukan kunci kira-kira bulanan yang lebih ringkas, tetapi yang tahunan ini menunjukkan bagaimana baki pelbagai akaun anda pada akhirnya.

Perakaunan catatan dua kali dan asas tunai

Ia adalah mungkin untuk menggunakan perakaunan catatan dua kali dengan kaedah tunai. Sebagai contoh, jika anda mengekalkan akaun belum terima dan belum terima, anda akan merekodkan pembayaran pelanggan sebagai pendapatan dan pada masa yang sama menolak amaun daripada akaun belum terima anda. Jumlah itu tidak akan direkodkan lagi sebagai wang yang akan dikutip di kemudian hari.

Perbezaan penting ialah wang hanya direkodkan dalam kunci kira-kira anda apabila ia bertukar tangan.

Formula yang berguna

Salah satu perkara hebat tentang menggunakan Excel untuk perakaunan perniagaan kecil ialah anda boleh meninggalkan kalkulator anda di dalam laci — tempat ia mungkin kekal sejak mereka mula-mula meletakkan kalkulator pada telefon.

Terdapat beberapa formula yang mungkin sering anda gunakan. Berikut adalah beberapa yang perlu diingat:

JUMLAH

Mungkin formula yang paling kerap digunakan, membolehkan anda menambah rentetan nombor yang panjang dengan cepat.

Perlu menjumlahkan semua nombor dalam lajur A dari baris 1 hingga 50? Hanya gunakan fungsi SUM:

• =SUM(A1:A50)

Atau hanya pergi ke sel kosong pertama di hujung lajur (dalam kes ini, A51), dan klik pada AutoSum. Anda boleh mencari butang pada bar alat Laman Utama dan Formula.

SUMIF

Perniagaan anda telah menjadi pelanggan setia Rosa’s Roses selama bertahun-tahun. Perlu melihat dengan tepat berapa banyak yang anda belanjakan di sana setakat tahun ini? Tiada masalah.

SUMIF membenarkan anda menambah hanya sel yang memenuhi kriteria tertentu. Jika anda ingin melihat jumlah wang yang dibawa masuk oleh produk tertentu — atau berapa banyak pendapatan anda dijana oleh pembelian kurang daripada $20 — anda boleh melakukannya.

Sintaks asas ialah

• =SUMIF(julat, kriteria, [julat_jumlah])

Katakan akaun belum bayar anda untuk tahun berjalan dari baris 2 hingga 152. Anda merekodkan perihalan transaksi dalam lajur B dan semua kredit ke akaun tersebut dalam lajur D. Formula anda akan berbunyi seperti berikut:

• =SUMIF(B2:B152, “Rosa’s”, D2:D152)

Ini akan menambah semua nilai dalam sel D2 kepada D152 jika sel B yang sepadan menunjukkan perkataan “Rosa’s.”

Perhatikan tanda petikan di sekeliling perkataan “Rosa’s.” Jika anda menggunakan teks, anda perlu meletakkannya dalam tanda petikan.

Fungsi biasa lain

Fungsi yang paling biasa digunakan boleh diakses dengan mudah di sebelah sigma (atau simbol jumlah) pada bar alat Laman Utama dan Formula. Mereka ialah:

• purata
• mengira
• maks
• min

Formula kewangan

Fungsi kewangan Excel menjimatkan masalah anda untuk melakukan pengiraan yang rumit dengan tangan. Terdapat senarai keseluruhan formula kewangan yang boleh anda klik untuk digunakan. Sebagai contoh, dua pembina formula di sebelah kanan tangkapan skrin di bawah memberi anda dua cara berbeza untuk mengira susut nilai.

Formula Excel melakukan pengiraan kewangan yang sukar untuk anda. Berikut ialah dua cara berbeza untuk mengira susut nilai, dengan fungsi SUMIF di sebelah kiri.

Templat yang berguna

Walaupun formula perakaunan Excel sangat berguna, ia memerlukan ketepatan. Ruang atau tempoh tambahan boleh membuang persamaan anda.

Templat datang dengan semua kerja angkat berat yang dilakukan untuk anda. Pereka bentuk melabelkan semua maklumat yang anda perlukan untuk menyediakan dan memasukkan formula yang betul untuk mengira keuntungan dan kerugian perniagaan anda.

Saya akan menjalankan beberapa pilihan yang berguna, tetapi saya harus menyatakan bahawa anda juga boleh memuat turun templat perakaunan Excel daripada pihak ketiga. Anda mungkin menemui sesuatu yang lebih sesuai dengan gaya dan kewangan anda dengan lebih baik.

Perbelanjaan perniagaan

Templat ini membahagikan kos anda kepada kawasan yang berbeza:

• kos pekerja
• kos pejabat
• kos pemasaran
• kos latihan dan perjalanan

Templat perbelanjaan perniagaan ini membolehkan anda menggambarkan percanggahan antara perbelanjaan yang dirancang dan sebenar

Ciri terbaik templat membantu anda melihat apabila anda melebihi belanjawan anda. Ia menunjukkan kepada anda perbezaan antara perbelanjaan yang dirancang dan sebenar dan menyimpan rekod visual tentang sejauh mana kedua-duanya sejajar sepanjang tahun.

Bajet bulanan syarikat

Anda mungkin lebih suka pecahan kos anda yang lebih terperinci yang hanya memfokuskan pada bulan semasa. Jika ya, terdapat juga templat perakaunan Excel dengan butiran terperinci dalam bidang perbelanjaan utama.

Templat belanjawan bulanan syarikat akan membantu anda mengenal pasti tempat yang paling banyak anda belanjakan.

Templat belanjawan bulanan syarikat juga menunjukkan kepada anda perbelanjaan lima teratas anda dan membolehkan anda melihat rupa pengurangan berskala besar.

Lejar Am

Templat yang paling merangkumi semua untuk perakaunan perniagaan kecil ialah lejar am ini. Ia menjejaki perbelanjaan yang dirancang berbanding perbelanjaan sebenar dan membahagikan belanjawan bulanan kepada lebih terperinci.

Templat lejar am ialah pilihan semua-dalam-satu yang merangkumi semua asas yang diperlukan oleh kebanyakan perniagaan kecil.

Anda juga boleh menjejaki pemberian amal dan penajaan anda untuk menjadikan hidup lebih mudah menjelang musim cukai.

Invois

Invois profesional adalah mudah dengan perakaunan Excel. Seperti yang ditunjukkan oleh tangkapan skrin di bawah, anda boleh memilih daripada pelbagai reka letak, memberikan anda fleksibiliti dalam gaya serta format.

Excel dilengkapi dengan 24 templat invois yang berbeza. Carian mudah untuk “invois” dalam templat menghasilkan semua pilihan ini.

Dan banyak lagi

Terdapat banyak lembaran kerja berbeza yang boleh anda buat dengan Excel. Terdapat templat yang tersedia untuk

• senarai inventori
• helaian masa
• penjejakan jualan
• helaian kenalan

Templat Excel boleh menjimatkan masa anda dengan kebanyakan kertas kerja perniagaan anda.

Malah terdapat templat unjuran aliran tunai yang boleh membantu anda menentukan masa untuk disatukan dan bila untuk mengembangkan perniagaan anda.

Setiap kali anda perlu membuat hamparan, anda patut menyemak sama ada terdapat templat terbina dalam tersedia. Mengapa mencipta semula roda apabila anda boleh menaiki teksi?

Petua lanjut

Sebelum anda mula meluruskan akaun anda, terdapat dua lagi perkara yang perlu anda ketahui.

Bila hendak berputar

Microsoft benar-benar cemerlang — maafkan kata-katanya — apabila melibatkan analisis data yang fleksibel . Dan jadual pangsi menjadikan salah satu alatan terkuat dalam suite pejabat mereka.

Jadual pangsi membolehkan anda memfokus dan memfokus semula data untuk mengenal pasti dan memaparkan berbilang bidang kepentingan. Ia adalah jadual kecil yang meringkaskan kumpulan data yang lebih besar. Anda tidak perlu memasukkan fungsi anda — perisian akan melakukan pengagregatan dan analisis untuk anda .

Walaupun anda boleh membuat jadual pangsi secara manual dengan memasukkan julat sel, Excel disertakan dengan jadual pangsi yang disyorkan yang menjadikan proses lebih mudah. Anda akan menemuinya di bahagian paling kiri bar alat Sisipkan.

Bila nak move on

Excel untuk perniagaan ialah alat yang berkuasa. Itu tidak bermakna ia adalah penyelesaian satu saiz untuk semua. Terdapat sebab yang baik mengapa anda mungkin ingin mencuba sesuatu yang lain.

Walaupun anda boleh memuat turun set data daripada banyak platform dalam talian, terdapat pilihan perisian dengan penyepaduan e-dagang yang lebih baik.

Program seperti Intuit Quickbooks juga memudahkan untuk mengira statistik tertentu seperti keuntungan setiap jualan. Anda boleh melakukan pengiraan ini dengan Excel, tetapi ia akan mengambil sedikit kerja. Kerana Excel melakukan begitu banyak, ia boleh menjadi lebih mudah untuk menguasai perisian yang lebih disasarkan.

Anda juga mungkin tidak mahu membayar untuk Microsoft Excel. Terdapat banyak aplikasi percuma yang akan memberi anda paling banyak — tetapi bukan semua — daripada apa yang Excel berikan kepada anda. Contohnya, Helaian Google adalah percuma untuk kegunaan peribadi.

Sekarang pukul buku

Perakaunan Excel mungkin mengambil masa bertahun-tahun untuk dikuasai, tetapi anda boleh belajar cara menggunakannya dalam masa 15 minit (atau berapa lama pun anda mengambil masa untuk membaca artikel ini).

Bersabar dengan diri anda semasa anda bermula. Keakraban memerlukan masa. Dan kebanyakan kita tidak mendapati perakaunan akruan intuitif. Itulah satu sebab terdapat begitu banyak templat yang anda boleh cuba untuk membantu anda menyimpan nombor di tempat yang sepatutnya.

Jadi teruskan, dan mulakan dengan Excel untuk perniagaan. Dan, sentiasa ingat bahawa dalam perakaunan akruan, anda meningkatkan aset dengan debit, bukan kredit.