Jika anda membaca artikel ini, boleh dikatakan bahawa anda ingin menjadi seorang yang lebih produktif. Lagipun, didapati bahawa 40 peratus masa yang kita habiskan di tempat kerja adalah tidak produktif.
Bagi 60 peratus lagi, bagaimana mereka boleh menjadi produktif? Nah, mereka mengikuti rutin dan telah menemui tabiat dan strategi mereka sendiri untuk menyelesaikan lebih banyak masa dalam masa yang singkat. Dan, mereka mungkin menjadualkan hari mereka seperti ini….
Mulakan dengan ritual pagi.
Selepas mengkaji jadual pencapaian tinggi, Laura Vanderkam menulis dalam bukunya “Apa yang Orang Paling Berjaya Lakukan Sebelum Sarapan” bahawa mereka semua mempunyai ritual pagi.
Rutin pagi boleh berbeza bagi setiap orang. Tetapi berikut ialah beberapa contoh cara orang yang paling berjaya di dunia menghabiskan waktu pagi mereka:
- Elon Musk menghabiskan 30 minit membaca “e-mel kritikal”, mengambil secawan kopi, mandi dan menuju ke pejabat.
- Mark Zuckerberg tidak bangun terlalu awal. Tetapi, apabila dia melakukannya, rutinnya melibatkan bersenam atau berlari, makan sarapan pagi, berpakaian dan menuju ke ibu pejabat Facebook.
- Apabila Oprah bangun, dia memberus gigi, mengantar anjingnya, bersenam, bermeditasi, makan sarapan pagi yang sihat dan menyemak jadualnya untuk hari itu.
- Arianna Huffington tidak menggunakan jam penggera. Malah, dia tidak melihat telefon sehingga dia selesai berlatih kesedaran selama beberapa minit.
- Richard Branson bangun pada pukul lima pagi — berlatih kardio melalui tenis atau berlari, dan bersarapan bersama keluarganya. Dia kemudian menyemak e-melnya dan membaca berita itu.
- Tony Robbins tidak mempunyai masa bangun yang ditetapkan. Tetapi, apabila dia bangun dia melompat ke dalam kolam atau ke dalam tangki krioterapi. Dia kemudian mengamalkan kesedaran dan mengambil sarapan pagi yang mengandungi protein.
- Jeff Bezos juga tidak bergantung pada jam penggera. Selepas bangun secara semula jadi, dia bersarapan dengan isterinya dan menyekat jadualnya.
Membuat rutin pagi.
Seperti yang anda lihat, tidak ada ritual pagi yang tepat yang diikuti oleh orang yang produktif. Ini semua tentang memulakan hari anda dengan betul. Walau bagaimanapun, jika anda ingin membuat rutin pagi anda sendiri, berikut ialah beberapa petunjuk untuk bermula:
- Bangun sebelum orang lain. Ini memberi anda peluang untuk menghantar e-mel, membaca, menulis, bermeditasi atau merancang hari anda tanpa terganggu.
- Bersenam, bermeditasi, dan makan secara sihat. Ini sepatutnya masuk akal. Tetapi, berbaring di atas katil dan makan donat tidak akan memberi anda tenaga untuk menjalani hari itu.
- Tetapkan matlamat untuk hari itu. Seperti yang dinyatakan dalam “100 Rahsia Mudah Orang Berjaya” Orang yang membina matlamat mereka secara konkrit adalah 50 peratus lebih berkemungkinan berasa yakin bahawa mereka akan mencapai matlamat mereka dan 32 peratus lebih berkemungkinan berasa mengawal kehidupan mereka.”
- Semak kalendar anda. Dengan cara ini anda tahu apa yang diharapkan untuk hari itu. Selain itu, ia memastikan anda boleh menangani sebarang konflik penjadualan sebelum terlambat.
- Luangkan masa melakukan sesuatu yang anda suka. Ini mungkin bersarapan, berjalan-jalan dengan anjing anda, atau melakukan hobi. Ia meletakkan sesuatu dalam perspektif. Ia juga meletakkan anda dalam mood yang baik.
Fokus pada tiga tugas besar untuk hari itu — bermula dengan katak anda.
Jika anda sentiasa memadamkan api atau mengerjakan tugas yang lebih kecil, anda tidak akan dapat mencapai matlamat anda yang lebih besar.
Sama ada anda melakukan ini pada malam sebelum atau pada waktu pagi, senaraikan tiga tugas besar dan paling penting anda untuk hari itu. Ini sepatutnya berada di bahagian atas senarai tugasan anda. Anda harus berdasarkan jadual anda di sekitar tiga tugas ini dan hapuskan semua gangguan.
Contohnya, jika anda menyekat keluar dari 9 pagi hingga 11 pagi dalam kalendar anda untuk menjalankan tugas besar pertama anda, kemudian matikan telefon anda dan semua pemberitahuan daripada e-mel atau media sosial. Jika anda tidak mempunyai pejabat dengan pintu, pakai sepasang fon kepala yang membatalkan bunyi. Anda juga mungkin ingin bekerja di tempat lain seperti kedai kopi.
Tidak pasti tugas yang mana untuk dimulakan? Saya cadangkan anda mulakan dengan makan katak dahulu.
Ini bukan betul-betul makan katak. Ia sebenarnya perkara yang anda tidak mahu lakukan, tetapi benar-benar perlu diselesaikan. Anda mungkin tidak mahu melakukan tugas ini kerana ia mencabar atau tidak menyenangkan. Tetapi, jika anda tidak menyelesaikannya, ia akan kekal bersama anda sepanjang hari.
Walau bagaimanapun, jika anda teruskan dan makan katak pada waktu pagi, sepanjang hari akan lebih mudah dan produktif. Anda bukan sahaja berasa seperti beban telah diangkat dari bahu anda, anda juga berasa berjaya. Dan kini anda boleh menggunakan momentum itu untuk memotong baki dua tugasan yang anda rancang untuk hari itu.
Ambil cuti tengah hari.
Orang yang paling produktif di dunia — rancang jadual kerja mereka apabila mereka paling produktif. Ini bermakna jika anda burung hantu malam, maka bangun pada waktu subuh mungkin tidak produktif. Walau bagaimanapun, memandangkan kebanyakan orang lebih produktif pada waktu pagi, khususnya beberapa jam selepas mereka bangun dari tidur, bukanlah idea yang buruk untuk mengambil cuti pada pertengahan hari.
Evan Williams, pengasas bersama Twitter dan Medium, bersenam pada tengah hari.
“Saya pernah pergi ke gim perkara pertama pada waktu pagi. Senaman, sudah tentu, bagus untuk tahap tenaga dan saya percaya ia menjadikan saya lebih produktif walau apa pun. Tetapi tenaga dan tumpuan secara semula jadi surut sepanjang hari,” jelas Williams.
“Fokus saya biasanya hebat pada waktu pagi, jadi pergi ke gim terlebih dahulu adalah pertukaran masa yang sangat produktif. Sebaliknya, saya telah mula pergi pada pertengahan pagi atau lewat petang (terutama pada hari saya bekerja lewat). Terasa pelik (pada mulanya) untuk meninggalkan pejabat pada tengah hari, tetapi jumlah masa yang dihabiskan adalah hampir sama dengan tenaga dan tumpuan yang lebih tinggi secara menyeluruh.”
Alexa Pipia dari Business Insider juga mencuba bersenam pada tengah hari. Pipa mendapati bahawa dia lebih produktif pada waktu pagi, mengambil lebih sedikit rehat sepanjang hari, dan kurang minum kopi.
Jadualkan panggilan dan mesyuarat pada sebelah petang.
Terima kasih kepada irama sirkadian semulajadi kita, kita semua cenderung mengalami kabus otak petang.
Daripada cuba melawannya, ambil snek dan tidur lena jika boleh. Seterusnya, semak semula matlamat anda dan kemajuan yang telah anda capai setakat ini. Ini boleh memberi anda motivasi untuk mengharungi sepanjang hari.
Bercakap tentang itu. Oleh kerana tenaga anda tidak berada di tahap tinggi pada waktu petang, anda harus menghabiskan kerja yang sibuk daripada kerja yang lebih kreatif dan mencabar. Ini bermakna menjalankan tugas ringan seperti membalas panggilan dan menghadiri mesyuarat. Malah, jam 3 petang didapati sebagai masa terbaik untuk mesyuarat.
Ikut peraturan 52-17.
Kami bukan robot! Kita semua perlu kerap berehat sepanjang hari untuk kekal segar dan beroperasi pada kapasiti yang tinggi. Inilah sebabnya mengapa begitu ramai orang telah menerima Teknik Pomodoro.
Walau bagaimanapun, selepas menjejaki tabiat 10 peratus pengguna paling produktif mereka, Desktop mendapati purata yang ideal untuk berjaya ialah 52 minit bekerja diikuti 17 minit rehat.
Walaupun anda tidak bekerja selama 52 minit tepat, ideanya ialah anda memerlukan rehat untuk mengecas semula, memfokus semula dan mengelakkan keletihan.
Buat hari tema.
Jack Dorsey, Ketua Pegawai Eksekutif Twitter dan Square, menghabiskan 8 jam sehari di setiap syarikat. Bagaimana dia boleh produktif kemudian?
“Satu-satunya cara untuk melakukan ini ialah menjadi sangat berdisiplin dan sangat diamalkan dan cara yang saya dapati ia berkesan untuk saya ialah saya tema hari saya,” jelas Dorsey.
“Jadi pada hari Isnin di kedua-dua syarikat saya memberi tumpuan kepada pengurusan dan menjalankan syarikat iaitu—kami mengadakan mesyuarat hala tuju kami di Square dan kami mengadakan mesyuarat OpCom kami di Twitter. Saya melakukan semua pengurusan saya satu lawan satu pada hari itu,” tambahnya.
“Selasa tertumpu kepada produk. Rabu tertumpu pada pemasaran dan komunikasi dan pertumbuhan. Khamis tertumpu pada pemaju dan perkongsian dan hari Jumaat tertumpu pada syarikat dan budaya serta pengambilan pekerja.”
Dorsey mengambil cuti hari Sabtu dan pergi mendaki. Dia menggunakan hari Ahad untuk merenung dan merancang untuk minggu yang akan datang.
Sebab mengapa hari tema ini sangat berkesan ialah ia mengekalkan fokus Dorsey. Dan, jika dia terganggu, dia boleh dengan cepat menanganinya dan melompat kembali ke apa yang dia sedang usahakan.
Elakkan keputusan.
Pernahkah anda terfikir mengapa Mark Zuckerberg, Barack Obama dan Steve Jobs sentiasa memakai pakaian yang sama? Ia bukan kerana mereka malas atau tidak mempunyai selera fesyen. Mereka hanya menyimpan tenaga mental mereka.
Ternyata semakin hari, keupayaan untuk membuat keputusan bijak semakin berkurangan. Dengan membuat lebih sedikit keputusan tentang sesuatu seperti pakaian, orang yang produktif menghalang keletihan membuat keputusan.
Orang yang produktif mengelakkan keletihan membuat keputusan dengan mengautomasikan dan memperkemas sebanyak mungkin keputusan yang tidak penting. Ini mungkin meletakkan pakaian anda sebelum tidur, membuat semua makanan anda pada hari Ahad dan menggunakan perisian kalendar untuk menjadualkan mesyuarat secara automatik.
Tugasan kelompok bersama-sama.
Saya tahu bahawa terdapat beberapa orang yang anda boleh menulis catatan blog sambil bercakap di telefon.
Itu sangat mengagumkan memandangkan berbilang tugas mengurangkan kualiti kerja anda. Sebabnya? Kerana anda menukar perhatian antara tugas, anda tidak memberikan 100 peratus tumpuan anda kepada setiap tugas. Malah, Universiti Michigan mendapati bahawa produktiviti berkurangan sebanyak 40 peratus apabila orang cuba melakukan dua atau lebih perkara sekaligus.
Penyelidikan tambahan dari Stanford juga menunjukkan bahawa multitasker mungkin merupakan harga secara kognitif.
Daripada multitasking, cuba batching.
Di sinilah anda mengumpulkan tugasan yang serupa bersama-sama dan mengerjakannya dalam satu bahagian masa. Sebagai contoh, ini mungkin membuat semua telefon anda dalam masa sejam atau mengeluarkan semua kandungan anda pada petang yang sama.
Pastikan rutin anda fleksibel.
Walaupun jadual boleh membuatkan anda fokus dan teratur, anda tidak mahu menyekat setiap jam setiap hari. Itulah sebabnya sesetengah orang yang produktif dan berjaya memilih untuk menjadualkan dalam ruang putih dalam kalendar mereka. Mulakan penjadualan di ruang putih dan lihat diri anda yang baharu.
Ruang putih hanyalah masa yang anda ketepikan sepanjang hari untuk anda merenung, bermeditasi, atau sekadar menarik nafas. Saya tahu apa yang awak fikirkan. “Tetapi, saya tidak mempunyai masa dalam jadual sibuk saya untuk berbuat apa-apa!”
Salah satu cara mengatasinya ialah apabila anda menjadualkan mesyuarat yang berlangsung selama 30 minit, sekat 40 minit dalam kalendar anda. Dengan cara ini anda mempunyai 10 minit sebelum atau selepas mesyuarat untuk apa sahaja yang anda suka. Ini adalah taktik yang telah digunakan oleh Ketua Pegawai Eksekutif LinkedIn Jeff Weiner dan Jeff Bezos.
Pilihan lain ialah pastikan sepanjang hari dibuka. Tim Ferriss, sebagai contoh, tidak banyak merancang pada hari Isnin dan Jumaat.
“Saya meminta pembantu saya untuk mengelakkan panggilan telefon pada hari Isnin dan Jumaat, sekiranya saya ingin mengambil hujung minggu yang panjang pada kedua-dua hujung, dan saya hampir selalu memperuntukkan hari Isnin untuk persediaan umum dan memberi keutamaan untuk minggu itu, kemudian apa-apa tugas pentadbiran yang perlu saya lakukan. mengendalikan (kertas kerja untuk akauntan, peguam, dll.),” tulis Ferriss.
“Saya tidak perlu melakukan apa-apa dalam jadual ini. Sebaliknya Ferriss berkata, “Saya memilih untuk melakukannya kerana saya menyukainya .” Dia menambah, “Tiada satu pun daripada mereka yang didorong oleh kewangan atau kewajipan yang tidak menyenangkan. Jika peluang untuk melakukan sesuatu yang lebih menyeronokkan datang pada saat akhir, saya boleh membatalkan kesemuanya.”
Bersantai pada waktu petang.
Walaupun orang yang produktif mempunyai kesibukan dan kepuasan, mereka juga cenderung untuk mengambil cuti malam. Sebabnya? Ia memberi mereka peluang untuk mengecas semula untuk esok.
Tetapi, apa sebenarnya yang mereka lakukan apabila mereka tidak bekerja? Mereka berehat dan menikmati aktiviti yang mengurangkan tekanan.
“Menurut Persatuan Psikologi Amerika, strategi melegakan tekanan yang paling berkesan ialah bersenam atau bersukan, berdoa atau menghadiri upacara keagamaan, membaca, mendengar muzik, meluangkan masa bersama rakan atau keluarga, berurut, keluar berjalan-jalan. , bermeditasi atau melakukan yoga, dan menghabiskan masa dengan hobi kreatif. (Strategi yang paling kurang berkesan ialah berjudi, membeli-belah, merokok, minum, makan, bermain permainan video, melayari Internet, dan menonton TV atau filem selama lebih daripada dua jam.)”
Selepas itu, mereka tidur pada masa yang ditetapkan dan mendapat banyak tidur– biasanya 6-8 jam.